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發布時間:2024-10-12 01:58:13
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中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出:加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館(室)建設中的應用,推動數字檔案館(室)建設優化升級。數字檔案館的升級勢在必行。目前,各地檔案館數字化建設已較為普及,這為人工智能技術的運用提供了基礎。在此背景下,如何抓住人工智能發展機遇,加速數字檔案館升級,構建新時代智慧檔案館成為檔案管理者必須思考的問題。

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以往人工管理方式在盤點或上下架等過程中,需要打開檔案盒確認檔案信息。智能密集架和手動密集架的區別在于,智能密集架在RFID技術支持下,管理人員只需將帶有RFID標簽的檔案盒放置閱讀器,無需接觸便可輕松讀取檔案信息,而手動密集架無法實現。

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檢驗檢測實驗室根據自身情況創建有效的儀器設備檔案管理制度,規范儀器設備檔案管理。例如,制定嚴格的檔案管理操作程序,規范儀器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程,統一設備檔案記錄格式,明確歸檔內容、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外,檢驗檢測實驗室還應制定監督和考核機制,以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

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儀器設備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀器設備臺賬,尤其是電子臺賬,方便使用者查閱及統計儀器相關信息。臺賬信息包括儀器設備的名稱、型號、生產廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產編號、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態、是否已報廢、檔案借閱情況等信息,隨時可以應對各項報表,包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。

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密集架可大幅提升檔案庫房的空間利用率,一般情況下傳統管理檔案的架子或文件柜子占用室內的空間比率大,儲存量小,而密集架的設計是在一定的距離內移動架體,除了存放和取出需要打開密集架其他狀態下密集架處于封閉狀態,大大節省了所需的空間,節省出來的空間可以儲存更多的檔案文件。在儲存量上,密集架是組列架體組合,多層次結構,可以根據空間大小定制產品規格和儲存量。